Posteingang scannen und digitalisieren

Posteingang scannen

Z-Scan2Send kann neben den Beleg- und Dokumentenerfassung auch zur Digitalisierung Ihres Posteingangs verwendet werden. Den Posteingang zu scannen kann den Arbeitsablauf im Betrieb effizienter gestalten.

Täglich kommt die Briefpost und damit auch eine Menge Arbeit. Denn jeder Brief muss geöffnet, gelesen in die entsprechende Ablage gelegt werden.

Mit der Digitalisierung des Posteingangs können Rechnungen und Schriftstücke im Firmennetzwerk zu Verfügung gestellt werden. Nach dem Einscannen kann die Poststelle des Unternehmens die Post digitalisiert durch das Firmennetzwerk ausliefern.

Digitalisierter Posteingang

Digitales Postmanagement

Die tägliche Post kommt durch das digitale Postmanagement schnell und sicher zum richtigen Arbeitsplatz. Der konventionelle Weg über das Sortieren und Austragen von Hand ist sehr zeitaufwendig.

Wird der Posteingang digitalisiert, so eröffnet sich ein neues effizientes Management der Post und somit auch der Dokumentenlenkung in einem Betrieb.

Nach dem digitalen Erfassen der Briefpost können diese elektronisch verteilt werden und sind in der jeweiligen Abteilung eines Betriebes oder standortübergreifend schnell verfügbar.

Mit dem digitalen Postmanagement können wichtige Unterlagen mit in der täglichen Datensicherung archiviert werden. Außerdem werden Kosten und Arbeitszeit eingespart, die Reaktionszeiten werden verkürzt und das vernetzte Arbeiten unterstützt.

Aufbewahrungspflichten von geschäftlicher Korrespondenz

Aus handels- und steuerrechtlichen Gründen sind eingehende Handelsbriefe und Geschäftspost 6 Jahre sowie Buchungsbelege 10 Jahre lang in bildlicher Form (Grafikdatei), bei steuerlicher Relevanz entsprechend länger, aufzubewahren. Bei bildlichen Darstellungen muss die Verfälschbarkeit der Daten, etwa durch den Einsatz digitaler Signaturen, ausgeschlossen werden.

Ständige Verfügbarkeit der Post

Der digitalisierte Posteingang ist stets verfügbar. Diese Methode der Datenverarbeitung birgt einige Vorteile. Es muss nicht erst der richtige Aktenordner für den entsprechenden Vorgang aus dem Schrank gesucht werden. Die Post bleibt solange im Posteingang wie sie aktuell ist, d.h. bis beispielsweise die entsprechende Rechnung bezahlt ist.

Die Arbeit wird so transparenter und lässt sich leichter überwachen. Dadurch wird auch die Gefahr minimiert, dass Post liegen bleibt oder verloren geht.

Digitales Postmanagement

Z-Scan2Send unterstützt das digitale Postmanagement

Posteingang scannenEs muss nicht gleich ein ganzes Serviceunternehmen für das digitale Postmanagement engagiert werden, um den täglichen Ansturm der Post zu bewältigen.

Die tägliche Briefpost wird mit Z-Scan2Send digitalisiert und durch einen Bearbeiter elektronisch verteilt. Je nachdem wie das Firmennetzwerk aufgebaut ist, kann die digitalisierte Post in einem Ordner mit Freigabe im Firmennetzwerk abgelegt werden, aber auch direkt zu den Arbeitsplätzen versendet oder auf einem Server mit Internetanschluss für den standort-übergreifenden Informationsaustausch hinterlegt werden.

Diese Methode des Postmanagement erlaubt es die digitalisierte Post für die Datensicherung bereitzustellen. Auf dieser Weise ist die Korrespondenz für den Notfall eines Schadensfalls mit abgesichert.

Datenschutz und Postgeheimnis

Die Inhalte von Briefen sind sensible Daten. Es sehr wichtig darauf zu achten sensible Inhalte von Briefen zu wahren. In diesem Fall bietet die Software Z-Scan2Send einen Passwortschutz für vertrauliche Dokumente an.

Z-Scan2Send ist ein Programm von Andreas Baumann  2009 - 2017.
Alle benutzten Warenzeichen und Firmenbezeichnungen unterliegen dem Copyright der jeweiligen Firmen.
Impressum © 2016 Andreas Baumann – Realisation by IMU